Wenn wir uns für einen Tipp entscheiden müssten, wäre es dieser:

Die Trennung von Planen und Arbeiten.

Oft befinden wir uns in einer ungesteuerten und reaktiven Mischung aus Abarbeiten dessen, was gerade kommt, Entscheiden, was als nächstes zu tun ist, Prokrastinieren und Ablenkungen aller Art.

Hier hilft die Trennung von Planung und Arbeit.

Dieser Mechanismus hat sich als wirksam erwiesen:

Am Ende der Woche:

Rückblick auf die Woche mit der Frage, wo die Trennung gelungen ist und wo nicht. Keine Schuldzuweisungen, nur Notizen.

Ausblick auf die nächste Woche.

• Welche Termine habe ich im Kalender und was brauche ich für eine gute Vorbereitung. (Merke: Vorbereitung ist König). Termine für die Vorbereitung in den Kalender eintragen
• Welche Aufgaben sind in der nächsten Woche wichtig, aber nicht dringend? Raten? Genau, dafür Zeitblöcke in den Kalender eintragen.
• Habe ich genügend Zeiten für Selbstfürsorge eingetragen? Nein? Dann Zeiten für eine Mittagspause, einen Spaziergang oder ein Stretching eintragen.

Achtet darauf, dass ihr nicht mehr als 50% eurer Zeit für alle genannten Punkte einplant, denn der dynamische Alltag braucht seinen Raum.

Das klappt nicht? Sehr gut. Dann habt ihr eine der wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft vor euch: Prioritäten setzen aka NEIN sagen.

Für diese so wichtige Planung tragt ihr euch am Ende eines jeden Freitags 30 Minuten in euren Kalender ein.

Am Ende eines jeden Tages:

• Kurzer Rückblick auf den Tag. War er zu voll? Zu eng geplant? Habe ich vergessen, auf mich selbst zu achten? Was kann ich morgen besser machen?
• Ausblick auf den nächsten Tag und eventuelle Anpassungen.

Dafür reichen 10 Minuten im Kalender.

Es kann ein sehr entspannendes Gefühl sein, wenn man am Ende des Tages weiß, wie man in den nächsten Tag starten möchte.

Und vergesst nicht Eisenhower: Plans are nothing. Planning is everything.

Productivity hack #1

If we had to pick one tip, it would be this:

Separate planning from working.

We often find ourselves in an uncontrolled and reactive mix of working through what comes up, deciding what to do next, procrastinating, and distractions of all kinds.

Separating planning from work helps.

This mechanism has proven effective:

At the end of the week:

At the end of the week, look back on the week and ask yourself where you were able to separate and where you weren’t. No blame, just notes.

Look ahead to next week.

• What appointments do I have on my calendar and what do I need to prepare for? (Remember, preparation is king). Add appointments for preparation to your calendar
• What tasks are important but not urgent next week? Guess? Yes, put blocks of time on your calendar for them.
• Have I built in enough time for self-care? No? Then add time for a lunch break, a walk, or a stretching session.

Be careful not to spend more than 50% of your time on all of the above, because a dynamic life needs its space.

That doesn’t work? Very well. Then you are faced with one of the most important tasks of a manager: setting priorities, also known as saying NO.

To do this important planning, put 30 minutes on your calendar at the end of every Friday.

At the end of each day:

• A quick review of the day. Was it too busy? Was it too tightly planned? Did I forget to take care of myself? What can I do better tomorrow?
• Outlook for the next day and possible adjustments.

10 minutes in the calendar is enough.

It can be a very relaxing feeling to know at the end of the day how you want to start the next day.

And don’t forget Eisenhower: Plans are nothing. Planning is everything.