Die meisten Führungskräfte kämpfen mit zu vielen Aufgaben. Sie kommen von allen Seiten, auf allen Kanälen. Jede tut so, als sei sie die wichtigste. Das sieht man schon daran, wie sehr sich der Begriff „Deadline“ in seiner Bedeutung aufgelöst hat.

Und wat nu?

Die etablierte Strategie ist ein hochfrequentes Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben, Terminen und Kommunikationsaktivitäten. Auch Multitasking genannt.

Oft das Ergebnis: mangelnde Konzentration, hohe nervliche Anspannung und das permanente Gefühl, nicht alles (Wichtige) erledigt zu haben. Ertappt? Willkommen im Club.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, produktiv zu arbeiten. Erkennbar an den unzähligen Gurus, die dir weismachen wollen, dass ihre – oft selbst nicht gelebte – Strategie deine Probleme löst.

Pustekuchen. Menschen sind komplex und erschreckend veränderungsresistent.

Die entscheidende Frage ist, ob dein Leidensdruck groß genug ist, um dich wirklich verändern zu wollen. Ist er das? Hast du körperliche Stresssymptome? Rücken, Schulter, Kopf? Hast du zu wenig Zeit für Familie und Freunde? Ganz zu schweigen von Zeit für dich selbst. Gehst du nicht mehr mit Freude zur Arbeit?

Okay, ab hier gehen wir mal davon aus, dass du wirklich etwas ausprobieren möchtest, um leistungsfähiger und entspannter zu werden.

Hier ist ein Vorschlag:

1. Schreibe alle Arbeitsbereiche, Projekte und die damit verbundenen Aufgaben auf. Verschaffe dir einen Überblick. Das kannst du analog oder digital machen. Manche nutzen dafür Aufgaben-Apps wie To Do von Microsoft (wir gehen davon aus, dass die meisten von euch in diesem digitalen Käfig stecken).

2. Jetzt markierst du die Aufgaben, die wirklich wichtig sind, um deine Abteilung und/oder Organisation mittelfristig voranzubringen. Wichtige Aufgaben erkennst du daran, dass sie nicht dringend sind. Dann markierst du die Aufgaben, die für deine laufenden Projekte der nächste relevante Schritt sind, um das Projekt voranzubringen. Jetzt hast du wahrscheinlich 10-30 Aufgaben im Körbchen. Das ist dein Aufgaben-Backlog.

3. Aus dem Backlog wählst du nun drei bis maximal fünf Aufgaben aus. Diese schreibst du auf eine separate Liste. Und jetzt kommt der Clou. Solange diese Aufgaben nicht erledigt sind, fängst du mit keiner anderen Aufgabe aus dem Backlog an. That simple.

4. Um Zeit für diese Aufgaben zu haben, trägst du am Ende jeder Woche so viele Fokusblöcke wie möglich für die kommende Woche in deinen Kalender ein. Mindestens 60 Minuten, besser 90 Minuten lang. Auch wenn es nur einer ist. Wenn du dir gerade sagst, dass du dir nicht einmal für einen Block Zeit nehmen kannst aka willst, dann hast du ein grundsätzlicheres Problem als suboptimale Produktivität. Schreibe einen Ping in die Kommentare, wenn du mehr darüber lesen willst.

5. In den Fokuszeiten übst du dich in der verloren gegangenen Kunst der Stillarbeit. Keine Nachrichten, Meldungen, Gespräche oder andere Ablenkungen. Deshalb macht es Sinn, die Fokuszeiten an den Anfang des Tages zu legen.

Hört sich das für dich gut an? Die Schritte 1 und 2 sollten in zwei Stunden erledigt sein. Diese zwei Stunden kannst du dir jetzt in den Kalender eintragen.

Fertig? Sehr gut. Dann gib diesem Ansatz eine disziplinierte Testphase von vier Wochen. Dann evaluiere und passe den Prozess an deine Bedürfnisse an.

Morgen erzählen wir dir, wie du die Akzeptanz in deiner Organisation und bei deinem Chef erhöhen kannst, so dass du dir immer mehr Fokuszeiten nehmen kannst.

PS: Sorry, die Mail ist länger geworden als gedacht. Aber es ist wirklich ein immer wichtiger werdendes Thema in unserer Arbeitswelt.

let’s focus. let’s work.

Linear is more productive

Most managers struggle with too many tasks. They come from all sides, through all channels. Each one acts as if it is the most important. You can see it in the way the term „deadline“ has lost its meaning.

So what now?

The established strategy is a high frequency of jumping back and forth between tasks, deadlines, and communication activities. Also known as multitasking.

Often the result: lack of concentration, high nervous tension and the constant feeling of not having done everything (important). Got ya? Welcome to the club.

There are countless ways to be productive. Recognizable by the countless gurus who want you to believe that their strategy – which they often don’t live by themselves – will solve your problems.

Forget it. People are complex and frighteningly resistant to change.

The critical question is whether you are suffering enough to really want to change. Are you? Are you experiencing physical symptoms of stress? Back, shoulder, head? Do you have too little time for family and friends? Not to mention time for yourself. Do you no longer enjoy going to work?

Okay, let’s assume from here that you really want to try something to become more efficient and relaxed.

Here’s a suggestion:

1. Write down all your work areas, projects and related tasks. Get an overview. You can do this in analog or digital form. Some people use task applications like Microsoft’s To Do (we assume most of you are stuck in this digital cage).

2. Now mark the tasks that are really important to move your department and/or organization forward in the medium term. You can recognize important tasks by the fact that they are not urgent. Next, mark the tasks that are the next relevant step for your current projects to move the project forward. Now you probably have 10-30 tasks in your basket. This is your backlog of tasks.

3. Now select three to five tasks from the backlog. Write them down on a separate list. Now comes the trick. As long as these tasks are not completed, do not start another task from the backlog. That simple.

4. To make time for these tasks, at the end of each week, put as many blocks of focus as possible on your calendar for the coming week. At least 60 minutes, preferably 90. Even if it’s just one. If you tell yourself you can’t or won’t make time for even one block, you have a more fundamental problem than suboptimal productivity. Drop a ping in the comments if you want to read more about this.

5. During focus periods, practice the lost art of working quietly. No news, messages, conversations, or other distractions. That’s why it makes sense to start your focus time at the beginning of the day.

Sound good to you? Steps 1 and 2 should be completed in two hours. You are now ready to enter those two hours into your calendar.

Are you ready? Very good. Then give this approach a disciplined four-week trial period. Then evaluate and adjust the process as needed.

Tomorrow, we’ll tell you how to build acceptance in your organization and with your boss so that you can take more and more time to focus.

PS: Sorry this email is longer than expected. But it really is an increasingly important topic in our work world.

let’s focus. let’s lead.