Im letzten Newsletter haben wir vorgestellt, wie man mit linearer Fokusarbeit effizienter arbeiten kann als mit Multitasking.

Hier die kurze Zusammenfassung:

• Alle Themen und Aufgaben auflisten.
• Wichtige und nicht dringende Aufgaben auswählen und in ein Backlog stellen.
• Maximal fünf Aufgaben aus dem Backlog in eine neue Liste „Aktuelle Aufgaben“ übertragen.
• Solange die Aufgaben aus der Liste „Aktuelle Aufgaben“ nicht erledigt sind, werden keine weiteren wichtigen Aufgaben bearbeitet.
• Für die wichtigen Aufgaben möglichst täglich 90-minütige Fokus-Blöcke in den Kalender eintragen.

Von unseren Teilnehmenden hören wir manchmal, dass das in der Organisation nicht immer so gut ankommt.

Vor allem Chefs fragen manchmal irritiert nach, wofür diese Zeiten eigentlich da sind. Und Kolleginnen ärgern sich, warum unsere Teilnehmenden nicht mehr so einfach für Besprechungen eingeplant werden können.

Wir vermuten, dass es vielen Führungskräften beim Delegieren vor allem um eines geht:

„Kann ich mich darauf verlassen, dass die Aufgabe überhaupt erledigt wird? Kann ich sie von meiner Liste streichen? Muss ich mir keinen Reminder setzen, ob die Aufgabe erledigt wurde?“

Unsere Wette ist, dass die Akzeptanz der Fokusblöcke bei deiner Chefin steigt, wenn du ihr Zugriff auf dein Backlog gibst. Dann kann sie sicher sein, dass du keine wichtigen Aufgaben vergisst, sondern linear arbeitest. Und sie wird sehen, dass du mit dieser Methode mehr wichtige Dinge in besserer Qualität und in kürzerer Zeit erledigst.

Alle wichtigen und dringenden Aufgaben werden sich ohnehin in deiner Tagesplanung durchsetzen.

Wichtig ist, dass du dir am besten zu Beginn des Tages 90 Minuten Zeit für die wichtigen Aufgaben nimmst.

Danach kann der Sturm kommen.

Linear is more productive – Part 2

In the last newsletter we presented how to work more efficiently with linear focustime than with multitasking.

Here is a quick summary:

• List all issues and tasks.
• Select important but non-urgent tasks and place them in a backlog.
• Transfer a maximum of five tasks from the backlog to a new „Current Tasks“ list.
• No more important tasks will be processed until the tasks in the Current Tasks list have been completed.
• For the important tasks, schedule 90-minute blocks of focus each day, if possible.

We sometimes hear from our participants that this is not always well received by the organization.

Bosses, in particular, are sometimes irritated and ask what these times are for. And colleagues are annoyed that our participants can no longer be easily scheduled for meetings.

We suspect that many managers are concerned about one thing when they delegate:

„Can I trust this task to get done? Can I cross it off my list? Don’t I need to set a reminder to check if the task has been completed?“

We bet that your boss’s acceptance of focus blocks will increase if you give her access to your backlog. She’ll know that you’re not forgetting important tasks and that you’re working in a linear fashion. And she will see you get more important things done, with better quality, in less time.

All important and urgent tasks will always find their way into your daily schedule anyway.

The important thing is to set aside 90 minutes at the beginning of the day for the important tasks.

After that, the storm can come.